Miért foglalkozz ennyit a számlákkal?
A NAV ellenőrzésénél a számláidról azonnal kiderül, mennyire van „képben” a vállalkozásod.
Nem elég, hogy kiállítasz valamit, fontos az is, hogy:
- időben szülessen meg a számla,
- a tartalma rendben legyen,
- a teljesítési dátum helyes legyen (különösen folyamatos teljesítésnél),
- összhangban legyen az ÁFA-szabályokkal.
Ha ezeket rendszeresen elrontod, abból könnyen lehet:
- adókülönbözet,
- késedelmi kamat, pótlék,
- és végső soron bírság is.
A jó hír: ha a számlázás logikája rendben van, az ÁFA-bevallás is sokkal nyugodtabb – és neked is kevesebb stressz jut.
Ebben a cikkben röviden, vállalkozói nyelven átfutjuk a számlázás alapvető szabályait, és külön kitérünk a folyamatos teljesítésre.
Mikor kötelező számlát kiállítanod?
Adóalanyként számlát kell kiállítanod minden olyan ügyletről, amikor:
- terméket adsz el, vagy
- szolgáltatást nyújtasz
más személynek vagy cégnek. Ide tartoznak többek között:
- belföldi, áfaköteles értékesítések,
- előleg átvétele (nem csak „végszámláról” van szó),
- sok EU-s és harmadik országbeli ügylet is.
Gyakori hiba: előlegről nincs számla, csak valami „díjbekérő” marad a rendszerben. Ez önmagában még nem számla, és gondot okozhat az áfában.
Ki számlázhat?
Alapesetben te, mint vállalkozó. Emellett:
- meghatalmazott (pl. könyvelő, adminisztrátor, számlázási szolgáltató) is intézheti,
- a vevő is kiállíthat számlát („önszámlázás”), ha erről írásban megállapodtok, és minden feltétel teljesül.
A felelősség azonban közös: ha valaki a nevedben számláz, attól még a NAV felé te maradsz a „gazda”. Ezért fontos, hogy a könyvelőddel, adminisztrációs munkatársaddal tiszta legyen a számlázási folyamat.
Meddig kell kiállítani a számlát?
Röviden: nem „valamikor”, hanem észszerű határidőn belül.
Tipikusan:
- teljesítéshez közeli időpontban,
- előlegnél az adómegállapítás időpontjáig,
- egyes speciális esetekben a teljesítést követő hónap 15. napjáig,
- máskor 8 napon belül.
A „hónap végén majd egyben kiállítok mindent” típusú megoldás sokszor egyszerűnek tűnik, de nem mindig fér bele a szabályokba. Ha a számla kelte és a teljesítési dátum hosszú távon következetlen, abból ellenőrzésnél kellemetlen magyarázkodásra kerülhet sor.
Gyűjtőszámla: mikor jó ötlet?
Ha ugyanannak az ügyfélnek:
- egy napon több kisebb ügyletet, vagy
- egy hónapon belül rendszeresen teljesítesz,
érdemes gyűjtőszámlában gondolkodni.
Lehet:
- napi gyűjtőszámla (egy nap ügyletei egyben),
- havi/időszaki gyűjtőszámla (egy elszámolási időszak ügyletei egyben).
Fontos, hogy a felek ebben előre megállapodjanak, és a teljesítési időpontokat is helyesen kezeld. A gyűjtőszámla nem „búvóhely” a dátumok elől, csak adminisztrációs könnyítés, ha jól használod.
Mitől lesz érvényes egy számla?
Számlának az az okirat minősül, amely megfelel az ÁFA-törvény előírásainak. Ide tartoznak:
- a „sima” számlák,
- a módosító/helyesbítő számlák,
- a jóváíró számlák.
Lehetnek papír alapúak vagy elektronikusak. E-számlánál különösen fontos:
- hogy a számla eredete (ki állította ki) egyértelmű legyen,
- az adatok ne módosulhassanak és
- a számla a megőrzési idő végéig olvasható maradjon.
Ha egy rendszer technikailag „e-számlának” hívja, de a fenti feltételek nem teljesülnek, az gondot okozhat – különösen, ha vitás ügyletről vagy ellenőrzésről van szó.
A számla kötelező elemei – a legfontosabbak
Nem teljes lista, de ami a gyakorlatban a legtöbbször előkerül:
- számla kelte,
- egyedi sorszám (hiánytalan számsorozat),
- eladó neve, címe, adószáma,
- vevő neve, címe, adott esetben adószáma,
- termék/szolgáltatás pontos megnevezése, mennyisége, mértékegysége,
- teljesítési dátum (külön figyelmet igényel folyamatos teljesítésnél),
- adó alapja, egységár, esetleges engedmények,
- ÁFA-kulcs, ÁFA összege,
- ha eltérő szabály vonatkozik rá (pl. fordított adózás, adómentesség, különbözeti ÁFA), annak egyértelmű jelölése,
- önszámlázás esetén ennek jelölése.
Külföldi pénznem is használható, de az áfát mindig forintban kell megjeleníteni, meghatározott árfolyam szerint.
Folyamatos teljesítés – ahol a legtöbben elcsúsznak
Folyamatos teljesítésről beszélünk például, ha:
- havi átalánydíjas szolgáltatást nyújtasz (könyvelés, rendszergazda, takarítás stb.),
- bérleti díjat számlázol,
- keretszerződés alapján időszakosan számoltok el.
A szabály lényege röviden: ha időszakra számláztok, akkor az áfa szempontjából nem mindig a naptári hónap számít, hanem az, mit írtatok a szerződésbe elszámolási időszaknak és mikorra tettétek az esedékességet.
Folyamatos teljesítés – teljesítési dátum összefoglaló táblázat
| Helyzet | Elszámolási időszak | Esedékesség / számla kelte | Teljesítési időpont logikája |
|---|---|---|---|
| „Alap” folyamatos teljesítés | 2026. január 1–31. | Esedékesség legkésőbb 2026. január 31-én vagy röviddel utána | Teljesítés: 2026. január 31. (az időszak utolsó napja) |
| Számla és fizetés az időszak vége előtt | 2026. január 1–31. | Számla kelte: 2026. január 10., esedékesség is 2026. január 10. | Teljesítés: 2026. január 10. (a számla kibocsátásának napja) |
| Esedékesség jóval az időszak után | 2026. január 1–31. | Esedékesség: 2026. február 20. | Teljesítés: 2026. február 20. (az esedékesség napja), de legfeljebb az időszak utolsó napját követő 60. nap |
| Több hónapot lefedő időszak | Pl. 3 hónapra előre meghatározott díj | A díj a teljes 3 hónapra szól | Bizonyos ügyleteknél minden naptári hónap végén is „keletkezhet” rész-teljesítés – itt már érdemes könyvelővel egyeztetni |
| Több mint 12 hónap, elszámolás nélkül | Több évre szóló szolgáltatás, útközben nincs számlázás | Esedékesség csak a végén lenne | Jogszabályi garancia: előbb keletkezik teljesítés, nem lehet a végtelenségig halogatni az áfát |
A gyakorlatban ezt legkönnyebben úgy lehet elrontani, hogy:
- a szerződés és a számla teljesítési dátuma nincs összhangban,
- minden hónapra ugyanazt a dátumot írja a vállalkozó „érzésből”,
- az esedékesség „játszós” módszerrel van beállítva (ÁFA „eltolása” céljából).
Tipikus hibák – és miért drágák?
A NAV szempontjából különösen problémás:
- ha a számla kelte, teljesítési dátuma, és esedékessége logikátlanul viszonyul egymáshoz,
- ha folyamatos teljesítésnek álcázol egyszeri ügyleteket vagy fordítva,
- ha a gyűjtőszámlán rossz teljesítési dátumok szerepelnek,
- ha hiányos az adattartalom (pl. rossz adókulcs, hibás adószám, hiányzó jelölések).
Ezeknél nem csak az a gond, hogy „csúnyán néznek ki” – ha a NAV szerint rendszeres a hibás számlázási gyakorlat, abból bírság, adókülönbözet és késedelmi pótlék is lehet.
Mit nyersz azzal, ha hozzám hozod a könyvelést?
Egy jól beállított számlázási gyakorlat:
- csökkenti a NAV-kockázatot és a bírságveszélyt,
- biztosítja, hogy az ÁFA a megfelelő időszakra kerüljön,
- átláthatóbbá teszi a bevételeidet és költségeidet,
- időt szabadít fel neked: nem a dátumok fölött kell „matekoznod”.
Amiben segítek, ha hozzám hozod a könyvelést:
- átnézem a szerződéseidet és számláidat a folyamatos teljesítés szempontjából,
- beállítjuk a teljesítési dátumok logikus, szabályos rendszerét,
- jelzem, ha valamelyik számlatípusodat érdemes átalakítani,
- úgy alakítjuk a gyakorlatot, hogy a könyvelésed és a számlázásod tényleg „egy nyelvet beszéljen”.
Ha úgy érzed, jó lenne, ha a számlázásod miatt nem kellene többé izgulnod egy NAV-levél láttán, hozd hozzám a könyvelést. Egy rövid egyeztetésen átbeszéljük a vállalkozásod működését, megnézem a számlázási gyakorlatod, és kapsz egy konkrét javaslatot arra, hogyan lehet mindezt biztonságosabbá és egyszerűbbé tenni.