Amikor a december nem csúszhat át januárba
Év vége, zárás, határidők, pezsgő… és közben ott lapul a háttérben egy csendes szereplő: a számviteli teljesítés. Ha könyvvizsgálatról van szó, itt jelenik meg az egyik klasszikus kockázat: a cutoff.
Ez elsőre technikai részletnek tűnik, de valójában azon múlik rajta, hogy a beszámoló „elmeséli-e az igazat” az adott évről. Nézzük meg emberi nyelven, miről is van szó, és miért fontos ez a könyvvizsgálónak – és Neked is.
Mi az a számviteli teljesítés „emberi nyelven”?
Számviteli teljesítésről akkor beszélünk, amikor gazdasági értelemben valóban megtörténik az ügylet. Nem az a lényeg, hogy mikor megy ki a számla, vagy mikor utal a vevő, hanem például az, hogy:
- mikor szállította le az árut,
- mikor nyújtotta a szolgáltatást,
- mikor keletkezett a számviteli törvény értelmében ténylegesen a bevétel vagy a ráfordítás.
Pár tipikus helyzet:
- Áruszállítás
Az áru 12.28-án elhagyja a raktárt, a vevő átveszi, a számla viszont csak 01.03-án megy ki.
Számviteli szempontból a teljesítés dátuma még december, nem január. - Szolgáltatás
Egy havi tanácsadói szerződés decemberre vonatkozik, de a számlát január elején állítják ki.
A ráfordítás decemberben jár, még ha papíron csak januárban érkezik is. - Időszakot átfedő számlák
Rezsi, telekommunikáció, bérleti díjak, biztosítások: gyakran több hónapot fednek le. Ilyenkor a költséget aszerint kell „szétosztani”, hogy melyik időszakra vonatkozik.
A lényeg:
A beszámoló adott évének csak azokat a bevételeket és ráfordításokat szabad tartalmaznia, amelyek gazdaságilag tényleg az adott évhez tartoznak.
Mi az a cutoff a könyvvizsgálatban?
A cutoff kockázat annak a veszélye, hogy:
- bevételek vagy ráfordítások nem a megfelelő időszakban jelennek meg a könyvekben,
- a vállalkozás „átcsúsztat” ügyleteket egyik évről a másikra.
Ez történhet véletlenül, kapkodásból, de akár tudatosan is (például eredmény „szépítése” a kecsegtető bónusz miatt).
Könyvvizsgálói szemmel ez azt jelenti, hogy a beszámoló:
- alul- vagy felülmutatja az árbevételt (overstatement/understatement),
- torz képet ad az eredményről,
- bizonyos mutatók (EBITDA, adózás előtti/utáni eredmény, saját tőke) félrevezetőek lehetnek.
Tipikus cutoff-hibák a gyakorlatban
Néhány helyzet, amit könyvvizsgálatkor mindig gyanúsan nézünk:
- Decemberi teljesítés, januári számlázás, de „januárra könyvelve”
Például:- kiszállítás 12.29-én,
- teljesítés dátuma is 12.29.,
- számla kelte 01.05.,
- könyvelés (tévesen) januárra kerül.
A könyvvizsgáló kérdése ilyenkor a következő: „Biztos, hogy ez nem a tavalyi árbevételt növelte volna?”
- Januári teljesítés, de „még decemberre húzott” bevétel
Számla 12.30-i teljesítési dátummal, miközben:- az áru valójában csak januárban ment ki,
- a szolgáltatás tényleg januárban valósult meg.
Itt az a kockázat, hogy a vállalkozás mesterségesen növeli az előző évi eredményt.
- Időszakos szolgáltatások egyben, „szétszedés” nélkül
Például október–január időszakra szóló biztosítás, egy összegben költségként elszámolva októberben.
Ilyenkor a december 31-i beszámolóban időbeli elhatárolást kell alkalmazni, hogy:- csak az adott évre eső rész terhelje az eredményt,
- a többi a következő évre „vigye át” a költséget.
- Szállítói számlák, amelyek „elvesznek” a zárásban
A beszállító decemberben teljesít, de a számla csak januárban fut be, és:- nem kerül be utólag a nyitásba,
- nincs passzív időbeli elhatárolás.
Eredmény: az előző évi költség hiányzik, a nyereség túl magas.
Mit csinál ilyenkor a könyvvizsgáló?
A könyvvizsgáló ilyenkor nem „kekeckedik”, hanem a beszámoló valósághűségét próbálja megfogni. Tipikus eljárások:
- Cutoff-tesztek az év vége körüli időszakra
Részletesen átnézi:- a decemberi és januári számlákat,
- a raktármozgásokat, szállítóleveleket,
- a szerződéseket, teljesítési igazolásokat.
- Összevetés más bizonylatokkal
Például:- szállítólevél dátuma vs. számla teljesítési dátuma,
- szerződés szerinti időszak vs. számlán szereplő időszak,
- banki jóváírás, fuvarokmányok, e-mailes egyeztetések.
- Kérdezés, egyeztetés
Ha valami nem áll össze, megkérdezzük:- „Mikor történt valójában a leszállítás?”
- „Később jött csak a számla?”
- „Nem maradt elhatárolásban ez vagy az?”
Ha a cutoff-hibák összességében jelentősek, a könyvvizsgáló módosító javaslatot tesz a könyvelésre, szélsőséges esetben pedig a véleményében is megjeleníti a problémát.
Miért probléma ez a vállalkozásnak?
A cutoff-hibák következményei:
- torz eredmény (vagy túl magas, vagy túl alacsony), ezáltal helytelenül megállapított nyereségadó,
- rossz döntések a menedzsment részéről (rájuk építenek beruházást, osztalékot, hitelfelvételt),
- bankok, befektetők, tulajdonosok felé félrevezető kép,
- és könyvvizsgálatnál komoly vitapont lehet.
Ha több évig „csúszkálnak” a tételek, a hatás felnagyítódhat, és egy idő után már nehéz kibogozni, mi hova tartozik.
Mit tehet a cég a cutoff-kockázat csökkentésére?
Néhány egyszerű, de hatékony lépés:
- Zárási ütemterv
Legyen világos, ki mikor:- gyűjti be a decemberi és januári számlákat,
- zárja a készletet,
- egyezteti a szállítói és vevői egyenlegeket.
- Külön figyelem a határidő körüli bizonylatokra (12.15–01.15)
Ezeket érdemes egy külön listára venni, és:- átnézni a teljesítés időpontját,
- eldönteni, melyik évhez tartoznak.
- Időbeli elhatárolások tudatos használata
Ne „luxusnak” tekintsd, hanem eszköznek:- szolgáltatások, biztosítások, bérleti díjak,
- állandó rezsiköltségek,
- nagyobb, projektjellegű szerződések esetén.
- Kommunikáció a könyvelővel / könyvvizsgálóval
Ha bizonytalan, inkább kérdezz:- „Ezt most melyik évre tegyük?”
- „Érdemes rá elhatárolást csinálni?”
A jó kérdés sok felesleges vitát megelőz.
Ha nem szeretne a cutoff-on elcsúszni
A számviteli teljesítés és a cutoff elsőre száraz, technikai téma, de a gyakorlatban itt dől el, mennyire „őszinte” a beszámoló az adott év teljesítményéről.
Ha úgy érzed, hogy:
- év végén kapkodás van a számlákkal,
- bizonytalan, mikor mit kellene elhatárolni,
- gyakran merül fel vita azon, „melyik évre tegyük”,
akkor érdemes ezt rendszerszinten rendbe tenni.
Ha szeretnéd, hogy a könyvelés és a könyvvizsgálat során a cutoff ne kockázat, hanem kipipált tétel legyen, szívesen segítünk a folyamatok átnézésében, kialakításában, vagy akár a következő zárás „végigkísérésében”. Kérj időpontot ide kattintva!